|
УТВЕРЖДЕНА
Распоряжением
Администрации Поворинского муниципального района
Воронежской области
от 28.12.2015 г. № 630
|
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ПОВОРИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации Поворинского муниципального района Воронежской области (далее - Администрация), разработана в соответствии с федеральными и областными законами, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 г. № 65-ст, методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, с учетом особенностей документооборота в Администрации.
1.2. Инструкция по делопроизводству в Администрации (далее – Инструкция) устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Администрации.
1.3. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок работы с секретными документами и другими документами ограниченного доступа.
Руководители структурных подразделений Администрации несут персональную ответственность за осуществление мер по обеспечению надлежащего использования и защиты служебной информации.
Сотрудники структурных подразделений Администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных требований работы с документами, контроль исполнения сроков и качества подготовки документов в структурных подразделениях Администрации возлагается на их руководителей.
Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях Администрации осуществляет организационный отдел, ответственный за организацию и ведение делопроизводства.
При временном отсутствии сотрудников структурных подразделений Администрации (отпуск, командировка), увольнении или перемещении имеющиеся у них документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику.
Вновь принятые на работу сотрудники в обязательном порядке должны быть ознакомлены с Инструкцией. Об утрате служебных документов немедленно информируется руководитель структурного подразделения Администрации.
1.5. Требования настоящей Инструкции обязательны для работников структурных подразделений Администрации.
2. Общие требования к подготовке и оформлению документов
2.1. Бланки документов Администрации
2.1.1.Документы Администрации оформляются на бланках установленной формы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 (приложение № 1).
Бланки документов (далее – бланки) изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов.
Документы, оформленные на бланках, должны иметь поля:
левое - 35 мм;
правое - 10 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 20 мм.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон их расположения размещают двумя способами:
продольным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
угловым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
2.1.2. Проектирование бланков документов Администрации осуществляется организационным отделом :
бланки распоряжений, постановлений, писем изготавливаются с помощью компьютерной техники;
2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
2.2.1. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Office Word версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером № 11-12 (для оформления табличных материалов), № 14 (для оформления текста).
2.2.2. Реквизиты нормативных правовых, распорядительных документов, писем Администрации оформляются на бланках с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
В соответствии с ГОСТ при подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
- Государственный герб Российской Федерации
02- Герб Поворинского муниципального района;
03- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04- код организации;
05- основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
юридического лица;
06- идентификационный номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП);
07- код формы документа;
08- наименование организации;
09- справочные данные об организации;
10- наименование вида документа;
11- дата документа;
12- регистрационный номер документа;
13- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14- место составления или издания документа;
15- адресат;
16- гриф утверждения документа;
17- резолюция;
18- заголовок к тексту;
19- отметка о контроле;
20- текст документа;
21- отметка о наличии приложения;
22- подпись;
23- гриф согласования документа;
24- визы согласования документа;
25- оттиск печати;
26- отметка о заверении копии;
27- отметка об исполнителе;
28- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29- отметка о поступлении документа в организацию;
30- идентификатор электронной копии документа.
Документ, оформленный на бланке, должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения (Приложение № 2).
2.2.3. Герб Поворинского муниципального района (реквизит 02) воспроизводится на бланках документов Администрации Поворинского муниципального района.
2.2.4. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ОГРН проставляется на бланках писем в составе справочных данных об организации.
2.2.5. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) проставляют в соответствии с документами, выданными налоговыми органами. ИНН/КПП входят в состав справочных данных об организации.
2.2.6. Наименование организации (реквизит 08).
Наименование Администрации воспроизводится на бланке в соответствии с наименованием, закрепленном в Уставе Поворинского муниципального района, принятым 29 июля 2011 года решением Совета народных депутатов № 241.
При наличии сокращенного наименования организации его помещают в скобках ниже полного наименования организации.
Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги.
Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименование организаций разного уровня располагают друг над другом.
2.2.7. Справочные данные об Администрации содержат сведения, необходимые при информационных контактах (реквизит 09).
Справочные данные об Администрации располагаются на бланке письма и включают: почтовый или юридический адрес, место нахождения, номера телефонов, факсов, счетов в банке, ОГРН, ИНН/КПП, адрес электронной почты.
Адрес пишется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».
2.2.8. Наименование вида документа (реквизит 10), создаваемого в Администрации, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
В бланках писем наименование вида письма не указывается.
2.2.9. Датой документа (реквизит 11) является дата его подписания (в распоряжениях, договорах (соглашениях), письмах, докладных, служебных записках, актах), утверждения (в инструкциях, положениях, правилах, регламентах, планах, отчетах), события (в протоколах).
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.
При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.
При цифровом способе день и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.
Например: дату 15 ноября 2014 г. следует оформлять: «15.11.2014».
При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами.
Например: 15 ноября 2014 г.
Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру - обязательно.
2.2.10. Регистрационный номер документа (реквизит 12) – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
2.2.10.1. Регистрационные номера документов составляются в соответствии с делопроизводственными индексами и настоящей Инструкцией.
Регистрационный номер исходящих документов структурных подразделений Администрации включает: цифровой делопроизводственный индекс муниципального района, индекс структурного подразделения, а также порядковый номер документа в пределах календарного года.
Например:
124-03-135
2.2.10.2. Регистрационные номера документов за подписью главы Администрации, заместителей (далее – должностных лиц администрации) составляются в соответствии с делопроизводственным индексом, сводной номенклатурой дел Администрации и настоящей Инструкцией.
Регистрационный номер исходящего документа, подписанного должностным лицом администрации, состоит из делопроизводственного индекса района, индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре дел (с добавлением буквы «И»), и порядкового номера в пределах календарного года.
Например:
№ 124- 04-10/И-155.
Регистрационный номер входящих документов, адресованных должностным лицам администрации, состоит из индекса организационного отдела, номера дела по номенклатуре дел (с добавлением буквы «А») и порядкового номера в пределах календарного года.
№ 02-10/А-200.
2.2.10.3. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций и может проставляться через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации.
Документу, направляемому по нескольким адресам, присваивается один регистрационный номер.
2.2.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) используется при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и включают в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
2.2.12. Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам бланка документа.
2.2.13. Адресат (реквизит 15) располагают в правом верхнем углу бланка в ограничительных отметках.
Если документ напечатан на стандартном листе бумаги, то реквизит «Адресат» печатают, отступив от верхнего поля на расстояние 4-5 интервалов.
Каждая составная часть реквизита «Адресат» печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования полуторным интервалом. В конце смысловых строк знаки препинания не ставятся. В середине строк знаки препинания сохраняются. Перенос слов не допускается.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Допускается центровать все строчки реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
Например:
|
|
Правительство Воронежской области
Департамент по развитию муниципальных образований
|
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.
Например:
|
|
Правительство Воронежской области
Департамент по развитию муниципальных образований
Начальнику отдела
И.О. Фамилия
|
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.
Например:
|
|
Генеральному директору
ОАО «Восток»
И.О.Фамилия
|
В отдельных случаях, кроме наименования должности руководителя, указываются дополнительные сведения о нем (воинское звание, ученая степень или почетное звание).
Например:
Начальнику штаба в/ч 165
генерал-майору
И.О. Фамилия
или
Ректору федерального государственного
бюджетного образовательного
учреждения
«Российская академия правосудия»
доктору юридических наук
И.О. Фамилия
Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.
Например:
|
|
Администрации муниципальных
районов (городских округов)
Воронежской области
|
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
Например:
|
|
|
|
|
ООО «Восток»
Ленинская ул., д. 7
Воронеж
394006
|
При адресовании документа физическому лицу, указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Например:
|
|
Иванову И.А.
ул. Речная, д. 4, кв. 1
г.Енск
Енский район
Воронежская обл.
396914
|
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа. В списке рассылки указывается наименование вида документа, заголовок, номер и дата, к которому относится список рассылки, далее перечисляются полные наименования организаций и их почтовые адреса. Список рассылки подписывается должностным лицом, подготовившим документ.
При направлении документов постоянным корреспондентам, однородным организациям целесообразно применять списки рассылки и конверты с напечатанными адресами.
При оформлении адреса допускаются общепринятые сокращения: г. (город), пос. (поселок), с. (село), ул. (улица), пер. (переулок), наб. (набережная), пр. или просп. (проспект), корп. (корпус), кв. (квартира).
В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак «№» не ставят, при литерном написании номеров букву пишут слитно с цифрой (кв. 57а).
2.2.14. Гриф утверждения документа (реквизит 16) проставляется справа на первом листе документов, подлежащих утверждению (акты, задания, инструкции, отчеты, планы, сметы и др.). При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек и знаков препинания после этого слова), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Слово «УТВЕРЖДАЮ» печатается прописными буквами, обычным шрифтом.
Элементы грифа утверждения отделяют друг от друга 1,5-2 интервалами.
Если документ издается отдельно от утверждающего распорядительного документа (штатное расписание, смета расходов на содержание аппарата, представление к награждению), на нем проставляется гриф утверждения, на который ставится гербовая печать организации.
Например:
|
|
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации
Поворинского муниципального района
Воронежской области
личная подпись инициалы, фамилия
00.00.0000
|
Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центровать элементы относительно самой длинной строки.
При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.
При утверждении документа указом, постановлением, распоряжением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово «УТВЕРЖДЕНО» согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.
Например:
|
|
УТВЕРЖДЕНО
постановлением администрации
Поворинского муниципального района
Воронежской области
от 15 января 2013 г. № 2
|
2.2.15. В состав резолюции (реквизит 17) входят следующие элементы: инициалы и фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
Резолюция оформляется между реквизитами «Адресат» и «Текст документа». При оформлении на бланке резолюции указывается регистрационный номер и дата документа, к которому составляется резолюция (приложение № 3).
При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное (на ответственного исполнителя могут указывать слова «созыв», «свод» или «отв.»). Иные исполнители будут являться соисполнителями поручения. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей и координация их деятельности по исполнению поручения.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются инициалы и фамилия исполнителя, подпись автора резолюции, дата резолюции.
2.2.16. Заголовок к тексту документа (реквизит 18) должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа.
Заголовок должен отвечать на вопросы: «о чем?» («о ком?»).
Например: «О подготовке проекта договора»; «Об отмене…». Заголовок составляет исполнитель документа.
Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. Каждая строка имеет законченный смысл. Строчки заголовка печатаются через 1 интервал, без переноса, без кавычек и знаков препинания в конце строки. Заголовок к тексту письма печатается от левой границы поля в ограничительных отметках.
Для выделения заголовка может использоваться полужирный шрифт.
2.2.17. Отметку о контроле (реквизит 19) за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» и датой исполнения поручения.
2.2.18. Текст документа (реквизит 20), в зависимости от количества затронутых в нем вопросов, может быть простым (содержать один вопрос) и сложным (касаться нескольких вопросов). По одному вопросу рекомендуется готовить справочно-информационные документы (письма, служебные записки, справки).
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.
Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.
Заголовки разделов пишутся с прописной буквы, допускается их написание прописными буквами, подзаголовки – с прописной буквы.
Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками и с точкой на конце. (1.1., 1.2.).
Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей, части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части, при необходимости, могут быть названы ранее изданные нормативные акты или другие документы по данному вопросу, реквизиты их указываются по следующей схеме: название вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок.
Например:
В соответствии с Федеральным законом от 06 августа 2003 г. № 131-ФЗ «Об организации местного самоуправления» и постановлением Правительства Российской Федерации от 05 мая 2006 г. № 319 «Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти, осуществляющем государственную регистрацию юридических лиц»…
Во второй части излагаются решения, поручения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть.
Например: «распоряжения – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения».
Допускается начинать текст документа с его заключительной части, т.е. изложения существа вопроса, а затем подкреплять его обоснованием, доказательствами.
Изложение текста в документах осуществляется по следующим правилам:
в документах, адресованных руководству (заявление, служебная записка, объяснительная записка), текст печатается от первого лица единственного числа («предлагаю», «прошу», «считаю»);
в документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («решил», «решила»);
в совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («решили», «просим»);
в протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»);
содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа;
в положениях, инструкциях, правилах, актах, справках текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «начальник отдела имеет право», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа («просим предоставить», «направляем в Ваш адрес», «направляем на рассмотрение», «просим выделить»);
от первого лица единственного числа («прошу выслать», «считаю необходимым», «направляю», «предлагаю»);
от третьего лица единственного числа («Администрация городского поселения город Поворино считает возможным», «Администрация не возражает»).
Табличные тексты применяются в плановых, отчетно-статистических, финансовых документах и др.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже единственного числа. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки – со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т. е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся.
При оформлении текста документа на двух и более страницах 2-я и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.
Текст документа печатается в установленных границах полей и отделяется от заголовка 1,5-2 интервалами.
Первая строка начинается с абзаца (на расстоянии 1,25 см) от левой границы текстового поля.
2.2.19. Отметка о наличии приложения (реквизит 21) в документе отделяется от текста 1,5-2 интервалами.
Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то наименования приложений перечисляются после текста с указанием количества листов и экземпляров каждого документа.
При наличии нескольких приложений их нумеруют.
Например:
Приложение: 1. Справка о состоянии … на 3 л. в 2 экз.
2. Проект положения … на 9 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Например:
Приложение: в 1 экз.
или
Приложение: Техническое задание … в 2 экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: Письмо Минэкономразвития от 05.06.2008 № 02-08/185и
и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес.
Слово «Приложение» печатается с абзаца и заканчивается двоеточием.
Текст о наличии приложения печатается через 1 межстрочный интервал.
Приложения должны быть подписаны руководителем структурного подразделения, подготовившего документ, и датированы.
В приложении к распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу печатается «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.
Слово «Приложение №» печатается от границы верхнего поля без кавычек, прописными буквами и отделяется от последующих строк реквизита полуторным интервалом. Остальные строки печатаются через 1 межстрочный интервал.
Допускается реквизит «Приложение» центрировать относительно самой длинной строки.
Например:
|
|
Приложение № 2
к распоряжению администрации городского поселения город Поворино
от 27 января 2013 г. № 5
|
Если приложение к распорядительному документу одно, порядковый номер приложения не указывают.
Например:
|
|
Приложение
к распоряжению правительства Воронежской области
от 22 января 2013 г. № 32-р
|
2.2.20. Подпись (реквизит 22) включает: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - в документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и фамилия).
Например:
Глава администрации
Поворинского
муниципального района личная подпись И.О. Фамилия
или на бланке:
Глава администрации личная подпись И.О. Фамилия
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
Если должностное лицо, фамилия которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распределением обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, его инициалы и фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
Например:
Временно исполняющий обязанности
главыАдминистрации Поворинского
муниципального района И.О. Фамилия
Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
Например:
Председатель комиссии личная подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии личная подпись И.О. Фамилия
Возможно расположение фамилий подписей в алфавитном порядке.
Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем.
Подпись отделяют от последней строки текста 2-3 интервалами.
Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности, печатается без пробела между инициалами имени и отчества, с пробелом перед фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Примечание: подпись исполняется чернилами или шариковой ручкой фиолетовым (синим) цветом.
2.2.21. Согласование проекта документа оформляется визой на документе или грифом согласования (реквизит 23).
Согласование проекта документа с органами государственной власти, учреждениями, организациями, интересы которых в нем затрагиваются - внешнее согласование.
Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя: слово СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами без кавычек и знаков препинания в конце), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Департамент имущественных и земельных отношений
правительства Воронежской области
Личная подпись И.О. Фамилия
20.01.2013
Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Департамента
имущественных и земельных отношений
Правительства Воронежской области
«О согласовании проекта"
от 20.02.2013 № 430-162
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
аттестационной комиссии
правительства Воронежской области
от 13 марта 2013 г. № 2
Если грифов согласования несколько, их оформляют параллельно от левого поля.
Например:
|
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности
Личная подпись И.О. Фамилия
02.02.2013 |
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности
Личная подпись И.О. Фамилия
02.02.2013 |
Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа и печатают от подписи через 2-3 интервала.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», в этом случае в документе перед подписью делается отметка: «Лист согласования прилагается».
Лист согласования оформляется следующим образом:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта Положения об общих принципах сотрудничества
|
СОГЛАСОВАНО
Генеральный директор ООО «Запад»
Личная подпись И.О. Фамилия
03.02.2013 |
СОГЛАСОВАНО
Генеральный директор
ОАО «Восток»
Личная подпись И.О. Фамилия
03.02.2013
|
|
СОГЛАСОВАНО
Генеральный директор
ООО «Гарант-Сервис»
Личная подпись И.О. Фамилия
06.02.2013 |
СОГЛАСОВАНО
Глава администрации
Поворинского муниципального района
Личная подпись И.О. Фамилия
06.02.2013 |
Заполненный лист согласования подписывается и датируется ответственным исполнителем и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа лист согласования не подписывается.
2.2.22. Визы согласования документа (реквизит 24) - внутреннее согласование.
Внутреннее согласование проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем структурного подразделения, где готовился проект документа.
Согласование проекта документа оформляют визой на документе.
Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.
Например:
Начальник отдела ССГЭТ и ЖКХ личная подпись И.О. Фамилия
06.02.2013
Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа.
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом.
Например:
С проектом не согласен, замечания прилагаются
Начальник отдела ССГЭТ и ЖКХ личная подпись И.О. Фамилия
06.02.2013
или
С п. 7 проекта не согласен.
Начальник отдела ССГЭТ и ЖКХ личная подпись И.О. Фамилия
09.02.2013
Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают, датируют и прилагают к проекту документа.
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
Замечания докладывают руководителю, подписывающему документ.
На документе, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
На документе, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляются на лицевой стороне в правом нижнем углу второго экземпляра документа (остается в организации на правах подлинника) и состоят из наименования должности, подписи и расшифровки подписи, даты. Печатается 10-12 шрифтом. В левом нижнем углу документа проставляется реквизит «Отметка об исполнителе».
2.2.23. Оттиск печати (реквизит 25).
Оттиск гербовой печати ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.
Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
2.2.24. Отметка о заверении копии (реквизит 26) оформляется для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом и включает: слово «Верно», указание о месте нахождения подлинника документа, наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения, печать (при предоставлении копии или выписки из документа в другую организацию). Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии __ л.».
Например:
Верно.
Подлинник находится в администрации
Поворинского муниципального района
Всего в копии 4 л.
Начальник организационного отдела личная подпись И.О. Фамилия
Дата Печать
Перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати (приложение № 4 )
2.2.25. В левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа проставляют отметку об исполнителе документа (реквизит 27). Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона или фамилию и номер его телефона.
Например:
А.М. Максимова
213-46-51
или
Максимова
213-46-51
На документе, подготовленном несколькими исполнителями, указываются фамилия ответственного исполнителя и номер его телефона.
Примечание: Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя и структурного подразделения Администрации.
Реквизит печатается размером шрифта № 8-10 от границы левого поля.
2.2.26. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или (при отсутствии такового документа) краткие сведения об исполнении, слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Например:
Направлен ответ
30.05.2013
№ 124-04-10/И-200
«В дело» № 124-10И
Личная подпись
Дата
2.2.27. Отметка о поступлении документа (реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа. Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.
2.2.28. Идентификатором электронной копии документа (реквизит 30) является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организациях.
3. Правила подготовки и оформления отдельных видов документов
3.1. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений Администрации
3.2.1. Проекты постановлений и распоряжений Администрации оформляются на бланках установленного образца. Текст печатается шрифтом Times New Roman размером № 14, через 1,5 интервала на одной стороне листа.
3.2.3. Правовые акты имеют следующие реквизиты:
вид правового акта – постановление, распоряжение Администрации;
дата акта - отделяется от наименования вида акта 2 межстрочными интервалами, оформляется цифровым способом, печатается от левой границы текстового поля;
номер акта печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера документа.
Например: № 153.
К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква «р».
Например: № 153-р;
Наименование документа печатается в ограничительных отметках с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
3.2.4. Текст отделяется от заголовка двойным интервалом и печатается размером шрифта № 14, полуторным интервалом. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка начинается с абзаца от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбула) и постановляющую часть (в распоряжениях – распорядительную).
Преамбула в проектах постановлений Администрации завершается словами: «администрация Поворинского муниципального района п о с т а н о в л я е т:», слово «постановляет» печатается полужирным шрифтом, вразрядку, строчными буквами.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений)Администрации района , как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Тексты пункта и его самостоятельных подпунктов пишутся с прописной буквы и заканчиваются точкой.
Пункты разделяются на подразделы. Номер подраздела состоит из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (1.1., 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и номера пункта, разделенных точками (1.1.1., 1.2.1.).
Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (1.2.2.1.).
Абзацы в пределах подпункта не нумеруются.
3.2.5. Содержащиеся даты в тексте допускается оформлять двумя способами: цифровым и словесно-цифровым.
При цифровом способе оформления элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в последовательности: день месяца, месяц, год; или год, месяц, день месяца.
Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль.
Например: дату 9 февраля 2013 года следует оформлять: 09.02.2013.
Календарные сроки в текстах проектов актов рекомендуется оформлять следующим образом: в первом полугодии 2013 г., в III квартале 2013 г., за 9 месяцев 2013 года, в 2013 году, бюджет на 2013 год.
Текст документа излагается от третьего лица единственного числа.
3.2.6. Подпись отделяется от текста 3 интервалами и состоит из слов «Глава администрации Поворинского муниципального района». Слова «Глава администрации Поворинского муниципального района » печатаются в две строки от левой границы текстового поля . Инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля.
Например:
Глава администрации Поворинского
муниципального района И.О. Фамилия
3.2.7. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.
Приложениями могут являться положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы и др.
Существует несколько способов оформления приложений.
Если в тексте проекта постановления (распоряжения) дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу печатается слово «Приложение», ниже, через один межстрочный интервал, дается ссылка на постановление (распоряжение).
Например: Приложение
к постановлению администрации Поворинского муниципального района Воронежской области
от___________ № ___
При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например: Приложение № 1
к постановлению администрации Поворинского муниципального района
Воронежской области
от__________ № ___
При наличии в тексте постановления (распоряжения) формулировки «утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии и т.д.) на самом приложении, в правом верхнем углу, печатаются слова УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на правовой акт, его дату и номер.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Постановлением администрации Поворинского муниципального района Воронежской области
от___________ № ___
Слово «Приложение №» в данном случае не пишется.
Слово «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕН» в приложениях согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение – УТВЕРЖДЕНО, программа – УТВЕРЖДЕНА, мероприятия – УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом и выделяется прописными буквами, печатается полужирным шрифтом, может быть напечатан вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.). Текст заголовка печатается через один межстрочный интервал.
Заголовок приложения отделяется от грифа утверждения документа 3 интервалами, от текста приложения 2 интервалами.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов, подразделов, их заголовки печатаются прописными буквами, центрованным способом (относительно границ текста). Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже единственного числа. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки – со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся.
Приложения визируются руководителем структурного подразделения Администрации подготовившего проект правового акта. Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа приложения в левом нижнем углу и состоит из наименования должности, инициалов имени, отчества и фамилии визирующего, даты.
3.2.8. При наличии в тексте постановления (распоряжения) или в тексте приложения ссылки на сноски они оформляются надстрочными знаками, в виде звездочки или арабской цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после текста в целом, под чертой.
После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
Например:
__________________________________________
* или 1 Только для учреждений культуры.
На протяжении всего документа следует применять один вид знака сноски.
3.2.9. Визы оформляются на оборотной стороне последнего листа проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.
Виза ответственного исполнителя проекта постановления (распоряжения) проставляется на оборотной стороне последнего листа проекта постановления (распоряжения) в левом нижнем углу и состоит из наименования должности, инициалов имени и отчества, фамилии и даты. Виза сотрудника, выполняющего обязанности по правовому обеспечению Администрации проставляется в правом нижнем углу оборотной стороны последнего листа проекта постановления (распоряжения) и состоит из наименования должности, инициалов имени и отчества, фамилии и даты. Визы печатаются шрифтом размером №10-12 (приложение № 5)
Согласование проекта постановления (распоряжения) может осуществляться с оформлением листа согласования (приложение № 6).
3.2.10. Пояснительная записка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4.
Наименование вида документа – «ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА», печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 2 интервала, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двойным интервалом, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке указывается полное название проекта правового акта (постановления, распоряжения), к которому подготовлена пояснительная записка. Текст отделяется от заголовка двойным интервалом, печатается шрифтом размером № 14 , полуторным межстрочным интервалом.
Первая строка абзаца печатается от левой границы текстового поля.
Пояснительная записка подписывается руководителем структурного подразделения Администрации подготовившего проект правового акта.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего пояснительную записку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центруется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и печатается без пробела между инициалами и с пробелом перед фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Ниже подписи руководителя структурного подразделения в левом нижнем углу печатается шрифтом размером №№ 10-12 должность ответственного исполнителя, инициалы имени, отчества, фамилия, дата и номер служебного телефона.
Например:
Начальник отдела ССГЭТ и ЖКХ
И.О. Фамилия
15.07.2013
213-25-79
Образец оформления проекта постановления Администрации приведен в приложении № 7, распоряжения Администрации - в приложениях № 8,9,10.
3.2.11. В соответствии с Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05 января 2004 г. № 1 « Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» к документам по личному составу в Администрации относятся: правовые акты о назначении на должность, увольнении с должности, переводе работника на другую работу, установлении должностных окладов и надбавок, о предоставлении отпуска, направлении в командировку, о поощрении, об изменении фамилии.
Правовые акты по личному составу готовит сектор кадровой и архивной работы Администрации.
Распоряжения по личному составу нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года отдельно от распоряжений по основной деятельности.
Распоряжениям по личному составу присваивается индекс «рл».
В связи с разницей в сроках хранения формирование распоряжений по личному составу в дела проводится раздельно: распоряжения о назначении на должность, увольнении с должности, перемещении по работе, установлении должностных окладов и надбавок, о поощрении, изменении фамилии, загранкомандировках (срок хранения 75 лет) формируются отдельно от распоряжений о предоставлении отпуска (очередного, дополнительного, учебного), о взыскании, командировках внутри страны (срок хранения 5 лет).
Правовые акты вступают в силу с момента их подписания. В правовых актах могут быть пункты с иными сроками вступления в силу.
Например: распоряжение вступает в силу с 27 сентября, за исключением пункта 5, вступающего в силу с 04 октября.
Копии правовых актов по кадровым вопросам заверяются старшим инспектором по кадрам синей печатью и помещаются для хранения в личные дела сотрудников.
3.3. Порядок подготовки, оформления, регистрации и хранения договоров (соглашений)
3.4.1. Договор оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.
Название вида документа – слово «Договор» – печатается через 2 межстрочных интервала от границы верхнего поля прописными буквами или с прописной буквы, полужирным шрифтом, центрируется относительно границ текстового поля.
Заголовок договора печатается полужирным шрифтом со строчной буквы, в конце заголовка точка не ставится.
Место составления или издания договора печатается от левой границы текстового поля, через 2 интервала от заголовка.
3.4.2. Дата заключения договора печатается от правой границы текстового поля словесно-цифровым способом (месяц и год).
Если договор подписывается несколькими сторонами, то датой подписания договора является наиболее поздняя дата.
Дата договора проставляется ответственным исполнителем после подписания его сторонами.
3.4.3. Ряд вопросов договора может быть вынесен в приложения. В этом случае все документы должны рассматриваться как составные части договора.
В договоре и в приложениях к нему делается оговорка, что все приложенные документы являются неотъемлемой частью договора.
3.4.4. Перед подписанием проект договора передается на согласование. Виза включает должность визирующего, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта договора, или оформляется лист согласования (приложения № 5).
3.4.5. Содержательная часть текста договора состоит из преамбулы и статей, в которых указываются соответствующие условия заключаемого договора. Статьи договора имеют заголовки.
Преамбула содержит следующую информацию: наименования сторон (полные и сокращенные), кто их представляет и на основании каких документов действуют их представители.
В договор включаются разделы: предмет договора, условия и сроки выполнения действий в зависимости от предмета договора, права сторон, ответственность сторон, порядок разрешения споров, срок действия договора и порядок вступления его в силу. Число разделов и статей текста договора может быть различным в зависимости от условий договора и согласия сторон.
Заключительная часть содержит юридические адреса сторон с указанием почтового адреса, банковских реквизитов и подписи.
3.4.6. Количество экземпляров договора обусловлено количеством сторон, его подписавших, но не менее двух экземпляров. Все экземпляры договора должны содержать имеющиеся приложения, подлинные подписи уполномоченных должностных лиц и оттиски печатей.
Подпись состоит из наименования должности лица, уполномоченного подписать договор, его личной подписи и расшифровки подписи.
3.4.7. Регистрация, хранение договоров, соглашений, контрактов Администрации, осуществляется структурным подразделением ответственным за их подготовку.
Регистрация договоров, соглашений, контрактов осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года в журнале регистрации.
Регистрационный номер и дата регистрации договора проставляются в штампе в правом верхнем углу первого листа договора.
3.6. Подготовка и оформление протоколов заседаний комиссий Администрации
3.6.1.Оформление протоколов заседаний комиссий Администрации и документов к ним, их регистрация и ведение делопроизводства осуществляется организационным отделом Администрации.
Протокол заседания комиссий Администрации области оформляется на основе записей, которые велись на заседании вручную или с использованием видеозаписи, тезисов докладов и содокладов, выступлений, аналитических справок, проектов решений к протоколу заседания, списка приглашенных, повестки дня. К протоколу прилагается список рассылки протокола и выписок из протокола заседания комиссий Администрации. Сбор указанных материалов для составления протокола проводит сектор организационной и кадровой работы.
Протокол заседания комиссий Администрации оформляется на общем бланке Администрации и включает следующие реквизиты:
наименование вида документа – слово «ПРОТОКОЛ» печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 16 и выравнивается по центру;
вид заседания – отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал полужирным шрифтом размером № 16 и выравнивается по центру.
Например:
ПРОТОКОЛ
заседания
комиссии по установлению муниципального стажа
Дата протокола оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 интервала ниже предыдущего реквизита от границы левого поля.
Номера протоколов заседаний комиссий Администрации состоят из знака № и порядкового номера протокола. Печатаются от правой границы текстового поля.
Протоколы нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются фамилия и инициалы председательствующего.
Слово «ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ» печатается центрованно, прописными буквами. Под ним через межстрочный интервал должность председательствующего, ниже через межстрочный интервал также центровано прописными буквами инициалы и фамилия председательствующего.
Слова «Присутствовали», «Приглашенные» печатаются с прописной буквы от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие.
Наименования должностей персонального состава Администрации печатаются от левой границы текстового поля, справа от наименования должностей – их инициалы и фамилия.
Основная часть протокола печатается полуторным межстрочным интервалом и включает вопросы, рассматриваемые на заседании, и принятые по ним решения. Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, его наименование начинается с предлога «О» («Об») печатается центровано полужирном шрифтом размером № 14 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой, в скобках, указываются фамилии должностных лиц, выступивших на заседании при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через одинарный межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение. Принятые решения нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией по всем вопросам повестки дня заседания и могут состоять из пунктов и подпунктов.
Например:
1.
2.
3.
3.1.
3.2.
3.3.
3.3.1.
Подпись отделяется от текста 3 интервалами и включает наименование должности лица, председательствующего на заседании, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы имени, отчества и фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами имени и отчества, с пробелом перед фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Образец оформления протокола заседания комиссий Администрации смотреть в приложениях № 11,12,12-а
Выписки из протокола заседания комиссий Администрации оформляются на общем бланке Администрации. Наименование вида документа «Выписка из протокола», дата, номер, место проведения заседания оформляются аналогично реквизитам протокола.
Наименование вида документа - слова «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА» - печатается прописными буквами вразрядку.
Вводная часть протокола оформляется полностью, а из составной части берется та информация (обсуждаемый вопрос и принятые по нему решения), которую необходимо довести до сведения заинтересованных лиц.
Далее оформляется подпись председательствующего в соответствии с п. 2.2.20 настоящей Инструкции.
Выписки из протокола заседания комиссий Администрации заверяются круглой печатью Администрации и подписываются его руководителем.
Копии протоколов заседаний направляются присутствовавшим должностным лицам, которым определены протокольные поручения, по списку рассылки (без сопроводительных писем).
3.6.2. Подготовку протокола совещания, доведение до сведения исполнителей поручений главы Администрации, определенных на еженедельных оперативных совещаниях, осуществляет организационный отдел Администрации.
Протоколы еженедельных оперативных совещаний у главы администрации оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. В правом верхнем углу первого листа протокола оформляется гриф утверждения, через 2 интервала по центру печатается прописными буквами вразрядку слово «ПРОТОКОЛ» полужирным шрифтом, ниже печатается вид поручения, дата и порядковый № протокола (полужирным шрифтом).
Протоколы нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года.
Например:
ПРОТОКОЛ
поручений, определенных на еженедельном оперативном совещании у главы администрации Поворинского муниципального района
от 11 марта 2014 года № 8
Графы поручения оформляются таблицей:
графа 1 - порядковый номер;
графа 2 - содержание поручения;
графа 3 - ответственные исполнители;
графа 4 - сроки исполнения.
Протокол утверждается главой администрации, подписывается начальником организационного отдела .
Копии протокола направляются сотрудникам, которые являются постоянными участниками еженедельных оперативных совещаний у главы администрации,
По истечении 2 лет протоколы оформляются на постоянное архивное хранение.
3.6.3. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме. При краткой форме протокола опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Протоколы заседаний постоянно действующих коллегиальных органов оформляются на общем бланке Администрации.
Протоколы временных коллегиальных органов оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.
Наименование вида документа слово «ПРОТОКОЛ» печатается прописными буквами вразрядку ниже границы верхнего поля страницы на 2 интервала, полужирным шрифтом размером № 14 и выравнивается по центру.
Вид заседания отделяется от предыдущего реквизита 2 интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.
При необходимости указывается место проведения заседания (совещания). Например: г. Поворино.
Дата и номер протокола печатаются в одну строку под словом протокол.
Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 интервала ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Номер протокола печатается у правой границы текстового поля арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера протокола.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть протокола строится по схеме:
Председатель или Председательствующий.
Секретарь.
Слова «Председатель» и «Секретарь» печатаются с прописной буквы от левой границы текстового поля документа. Далее через тире печатаются инициалы и фамилия председателя и секретаря в именительном падеже.
Слова «Присутствовали:», «Приглашенные:» печатаются от границы левого поля с прописной буквы, в конце слова ставится двоеточие.
Ниже, слева, указываются должности присутствующих, справа от должностей – инициалы и фамилия в алфавитном порядке.
Допускается состав присутствующих указывать количественно, при этом пофамильный список прилагается к протоколу.
Например: присутствовали 16 человек (список прилагается).
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова «ПОВЕСТКА ДНЯ:» печатаются прописными буквами по центру, ниже состава присутствующих (приглашенных), в конце слова ставится двоеточие. С абзаца указывают перечень обсуждаемых вопросов, расположенных по степени важности с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня.
Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), который печатается от границы левого поля.
В некоторых случаях повестка дня, состоящая из большого количества вопросов с указанием времени их обсуждения, рассылается заранее участникам заседания и оформляется как самостоятельный документ, и в протокол не включается.
Перед основной частью текста протокола делается отметка «ПОВЕСТКА ДНЯ прилагается».
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня заседания.
Каждый раздел состоит из трех частей:
Слушали, выступили, решили (постановили).
Слова «СЛУШАЛИ:», «ВЫСТУПИЛИ:», «РЕШИЛИ:» («ПОСТАНОВИЛИ:») печатаются прописными буквами от левой границы текстового поля, в конце слова ставится двоеточие.
Слово «СЛУШАЛИ:» нумеруется в соответствии с номером вопроса повестки дня. После двоеточия печатаются фамилия и инициалы докладчика в родительном падеже (кого?).
После слова «ВЫСТУПИЛИ:» в именительном падеже (кто?) печатаются фамилия и инициалы выступающих.
Содержание доклада (выступления) записывается кратко от третьего лица, если текст доклада (выступления) прилагается, то в скобках пишется: «Текст доклада прилагается».
На первом листе прилагаемого документа оформляется ссылка на номер и дату протокола. Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня – запись принятого по обсуждаемому вопросу решения.
Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.
Основная часть текста протокола печатается через 1 межстрочный интервал.
3.6.3. Оформление решения (постановления) совещания
Решения (постановления), содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруются арабскими цифрами через точки 1.1.; 1.2. и т.д. Постановляющая часть решения (постановления) содержит составные части: кому, что сделать, к какому сроку.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Развернутые решения могут оформляться как самостоятельный документ, в этом случае они прилагаются к протоколу.
Решение (постановление) оформляется на обычном листе бумаги формата А 4, наименование вида документа «РЕШЕНИЕ» («ПОСТАНОВЛЕНИЕ») печатается прописными буквами центрированным способом и выделяется полужирным шрифтом, ниже печатается наименование коллегиального органа.
Дата решения (постановления) является датой протокола, печатается от левой границы тестового поля и оформляется словесно-цифровым способом.
Номер решения (постановления) печатается у правой границы текстового поля и состоит из номера протокола и порядкового номера решения (постановления).
Текст основной части решения (постановления) состоит из разделов повестки дня заседания коллегиального органа.
В тексте под цифрой 1 указывается наименование первого вопроса заседания коллегиального органа.
Образец оформления выписки из протокола - в приложении №13.
3.7. Подготовка и оформление служебных писем
3.7.1. Служебные письма в Администрации готовятся:
- как ответы о выполнении поручений главы администрации;
- как ответы на запросы государственных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций, учреждений;
- как сопроводительные письма к направляемым документам;
- как инициативные письма.
3.7.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией должностных лиц Администрации на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Содержание ответных писем должно точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов, зафиксированным в резолюции руководителя.
Сроки подготовки инициативных писем определяются должностными лицами Администрации района.
3.7.3. Исходящая корреспонденция, оформленная на бланке письма Администрации, подписывается главой администрации.
К гарантийным письмам и письмам финансового характера добавляется подпись главного бухгалтера.
3.7.4. Все письма должны иметь заголовок. Исключение могут составлять письма, текст которых занимает до 5-6 строк или которые оформлены на бланках формата А5.
Заголовок письма отвечает на вопрос «о чем?» и печатается вверху, слева, шрифтом № 14 через один интервал, выравнивается по левому краю. Величина заголовка, как правило, одна-две строки длиною 8-9 см.
3.7.5. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.
Содержание письма состоит из двух частей. В первой, констатирующей, части указываются причины, основания, цели составления письма. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами и другими документами по данному вопросу.
Во второй части помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Содержание ответных писем должно точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.
Текст писем излагается от 3-го лица единственного числа.
Например: «Администрация Поворинского муниципального района считает…», «Администрация Поворинского муниципального района рассмотрела...».
3.7.6. Служебные письма оформляются в двух экземплярах.
3.7.7. Письма визируются на втором экземпляре, остающемся в Администрации на правах подлинника. Визы проставляются в правом нижнем углу лицевой стороны последнего листа письма. В состав визы входят: наименование должности визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата визирования, в левом нижнем углу проставляются фамилия и телефон исполнителя.
Образец оформления служебного письма- в приложении №13а
3.8. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)
Служебные (докладные) записки готовятся в структурных подразделениях Администрации и используются для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами.
Служебные (докладные) записки готовятся на стандартных листах формата А4 в электронном виде и имеют следующие реквизиты:
вид документа;
дата документа;
регистрационный номер;
название документа (заголовок к тексту), если текст более 4-5 строк;
адресат;
подпись.
Образец оформления служебной записки приведен в приложении № 14.
3.9. Подготовка и оформление документов, передаваемых по каналам электросвязи ( телефонограммы)
3.9.1. Текст телефонограммы (до 50 слов) передается устно по каналам телефонной связи и записывается получателем.
Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещание, заседание и т.д.).
Исходящая телефонограмма оформляется на чистом листе бумаги, с указанием всех необходимых реквизитов, составляется в двух экземплярах и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.
При оформлении телефонограммы указываются:
наименование организации-отправителя;
регистрационный номер и дата;
время приема-передачи;
адресат;
текст;
подпись.
В левом верхнем углу печатаются наименование организации – отправителя: наименование вида документа – ТЕЛЕФОНОГРАММА (печатается прописными буквами), регистрационный номер, дата (датой телефонограммы является дата ее передачи).
В правом верхнем углу печатается адрес получателя.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается их список с указанием номеров телефонов, а в телефонограмме делается отметка «Передано согласно списку (список прилагается)».
Текст телефонограммы оформляется с абзаца. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. В телефонограмме не должно быть более 50 слов.
Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего телефонограмму, его инициалов и фамилии для входящих телефонограмм, а также личной подписи для исходящих телефонограмм.
Отметка о приеме телефонограмм оформляется от границы левого поля и состоит из слова «Принял», наименования должности, инициалов и фамилии лица, принявшего телефонограмму; номера телефона, по которому принята телефонограмма.
Входящая телефонограмма записывается принимающим на бланке структурного подразделения правительства области или на чистом листе бумаги с соблюдением стандартных правил оформления.
Телефонограммы оформляются в двух экземплярах и регистрируются. Первый экземпляр передается на рассмотрение руководителю, которому она адресована, второй экземпляр телефонограммы направляется в дело.
Входящие, исходящие телефонограммы формируются в дела и хранятся секторе организационной и кадровой работы
Образец оформления телефонограммы приведен в приложении № 15.
4. Организация работы с документами
4.1. Организация документооборота
Движение документов в Администрации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
В Администрации различают три основных потока документации:
документы, поступившие из сторонних организаций (входящие);
документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
документы, создаваемые в структурных подразделениях Администрации и используемые работниками в управленческом процессе (внутренние).
4.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов
4.2.1. Документы в Администрацию поступают почтой, фельдсвязью, электронной почтой, передаются по факсу.
Сотрудники организационного отдела принимают корреспонденцию через «окно». При получении через «окно» документов от юридических лиц, адресованных должностным лицам Администрации на втором экземпляре документа проставляется штамп «Администрация Поворинского муниципального района».
4.2.2. Прием и распределение входящей корреспонденции производится секретарем-референтом.
4.2.3. При приеме корреспонденции проверяется сохранность упаковки и правильность адресования.
Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение.
Конверты (бандероли) с документами (за исключением с пометкой «лично») вскрываются, проверяется их комплектность, целостность документов и приложений к ним.
При несоответствии адресата, указанного в документе, почтовому адресу на конверте документ пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.
В случае некомплектности присланных материалов, механических повреждений составляется акт, который присоединяется к полученным документам и передается начальнику сектора организационной и кадровой работы для принятия решения по данному факту.
Конверты поступивших документов уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.
4.2.4. Поступившие документы учитываются в журнале входящей корреспонденции.
Состав нерегистрируемых документов определяется Перечнем документов, не подлежащих регистрации организационным отделом.
Передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения осуществляется в тот же день. Документы, поступившие после 16.00, передаются на следующий день. Срочные документы передаются немедленно.
Ошибочно переданные в подразделения документы возвращаются секретарю-референту в течение 2 часов.
4.2.5. В Администрации регистрация документов осуществляется децентрализованно:
- постановления и распоряжения по основной деятельности Администрации — организационным отделом;
- входящие служебные письма, телеграммы, обращения граждан, поступившие по почте, с сайта Администрации Поворинского муниципального района в сети Интернет, личные обращения граждан - секретарем-референтом;
- распоряжения по личному составу – в секторе кадровой и архивной работы ,
-договоры, соглашения - в структурных подразделениях, подготовивших данные документы
4.3. Порядок рассмотрения документов
4.3.1. Секретарь-референт регистрирует входящий документ в журнале регистрации и передает на рассмотрение главе Администрации;
после ознакомления с содержанием документов глава Администрации определяет ответственного исполнителя, оформляет резолюцию;
затем документ направляется для рассмотрения должностными лицами Администрации.
4.3.2. Должностные лица Администрации при рассмотрении входящих документов:
- определяют исполнителя и дают указание по исполнению документа в резолюции;
- подписывают подготовленные письма (при наличии замечаний возвращают проект письма исполнителю для доработки);
- оформляют отметку о списании документа в дело.
Подлинный экземпляр документа с резолюцией, подписанной должностными лицами Администрации, передается ответственному исполнителю. Соисполнителям документы направляются только копии документа.
4.3.3. При рассмотрении документов руководители структурных подразделений Администрации:
- организуют работу с поступившими на исполнение документами,
- выделяют документы, требующие срочного исполнения,
- обеспечивают подготовку (при необходимости) ответных документов, своевременность и качество исполнения поручений.
Срочные документы рассматриваются в день их поступления, остальные - не позднее следующего дня.
Передача документа ответственному исполнителю осуществляется в день рассмотрения документа главой администрации.
4.3.4. Ответственный исполнитель руководит работой соисполнителей, обеспечивает взаимодействие и координацию их деятельности, осуществляет контроль за своевременным представлением соисполнителями необходимых материалов.
Если решение вопроса требует согласования по документу, ответственный исполнитель контролирует соблюдение процедуры согласования.
Срок согласования документа в структурных подразделениях Администрации не должен превышать 3 рабочих дней (от даты поступления в подразделение).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
4.4. Контроль исполнения документов и поручений
4.4.1. Общий контроль исполнения документов осуществляет глава администрации, заместители главы администрации, руководители структурных подразделений.
Контроль сроков исполнения документов (до полного исполнения поручения и снятия его с контроля) осуществляет начальник организационного отдела.
4.4.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
Постановка на контроль осуществляется на основе указаний, содержащихся в резолюциях должностных лиц Администрации. При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль».
Изменение или продление сроков исполнения документов допускается с письменного разрешения руководителей, установивших эти сроки. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения установленного срока исполнения представляет на имя руководителя, установившего этот срок, обоснованные предложения о его продлении с указанием нового срока.
4.4.3. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений, документированного подтверждения исполнения, сообщения результатов заинтересованным организациям или лицам и списания его в дело.
Проект письма-ответа представляется исполнителем (ответственным исполнителем) не позднее чем за 3 дня до истечения установленного срока исполнения.
В случае если подготовка ответа не предусмотрена, исполнителем (ответственным исполнителем) оформляется отметка об исполнении документа. Отметка проставляется на первом листе документа в нижнем левом углу и содержит:
- краткие сведения о его исполнении;
(Например: «проведено совещание», «принято распоряжение администрации от … № …» и т.п.),
- подпись исполнителя,
- дату.
Допускается также готовить служебную записку об исполнении документа.
Исполнителем (ответственным исполнителем) к служебной записке об исполнении документа (проекту письма-ответа) прилагается:
- подлинник документа, по которому были даны поручения,
- подлинник резолюции, на основании которой подготовлена информация,
- другие имеющиеся материалы по исполнению документа (о продлении срока исполнения и т.п.).
Отметка об исполнении документа и списании его в дело подписывается руководителем, поставившим документ на контроль.
4.4.4. Анализ состояния исполнительской дисциплины осуществляет
организационный отдел.
4.5. Регистрация, обработка и отправка исходящих документов
4.5.1. Исходящими документами Администрации являются служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам.
Работа с исходящими документами включает проверку правильности оформления, регистрацию, учет и отправку.
4.5.2. Исходящие документы (служебные письма и телеграммы), подписанные должностными лицами Администрации, представляются на регистрацию секретарю-референту на бумажных носителях с приложениями в трех экземплярах.
Первый экземпляр (оригинал) исходящего документа, оформленный на бланке, и приложения к нему с подлинной подписью направляются адресату.
Второй экземпляр на правах подлинника (с визами и всеми приложениями к нему, содержащими подлинные подписи должностных лиц) остается в деле.
Третий - остается у исполнителя.
4.5.3. Обработка и отправка документов, подписанных должностными лицами Администрации и зарегистрированных (в соответствии с п. 4.5.2 настоящей Инструкции) осуществляется секретарем-референтом.
Документы на отправку передаются до 16.00. Поступившие документы обрабатываются и отправляются в тот же день. Корреспонденция, поступившая в секретарю-референту после 16.00, отправляется на следующий рабочий день.
При отправке исходящего письма по списку рассылки допускается передавать секретарю-референту первый экземпляр письма и необходимое количество его копий.
4.5.4. Документы, предназначенные для отправки за подписью руководителей структурных подразделений Администрации, должны быть полностью оформленными:
- зарегистрированы,
- скомплектованы со всеми приложениями,
- законвертированы с указанием почтового адреса корреспондента и адреса отправителя - структурного подразделения правительства области.
Документы доставляются адресатам почтой, фельдсвязью, спецсвязью, электронной почтой, передаются по факсу.
Заказными письмами и бандеролями отправляются организационно-распорядительные документы Администрации, служебные письма за подписью должностных лиц Администрации, руководителей структурных подразделений Администрации.
Заказные документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
Учет простой корреспонденции осуществляется в электронном виде. Заказная корреспонденция передается секретарем-референтом на почту по реестру.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.
4.6. Порядок прохождения внутренних документов
Работа с внутренними документами на этапе их подготовки и оформления организуется так же, как с исходящими документами, а на этапе исполнения – с входящими документами.
Подготовка и регистрация внутренних документов осуществляется секретарем-референтом.
4.7. Учет объема документооборота
Объем документооборота составляет количество документов, поступивших в Администрацию и созданных в Администрации за определенный период времени. В объеме документооборота учитываются все входящие, исходящие и внутренние документы (как регистрируемые, так и нерегистрируемые).
Подсчет объема документооборота проводится в местах регистрации документов. За единицу учета принимается сам документ, без учета копий.
Входящие, исходящие, внутренние документы подсчитываются раздельно.
4.8. Прием, обработка и передача документов по каналам факсимильной связи
Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема документов.
Факсимильный аппарат, имеющий официальный номер Администрации (8(47376) 4-20-34), установлен в организационном отделе администрации.
Документы, передаваемые и принимаемые по каналам факсимильной связи, юридической силы не имеют.
Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа не должен превышать 5 листов.
Отправляемый факсом документ должен быть выполнен на качественной бумаге формата А4.
Запрещается передавать по факсимильной связи тексты документов с пометкой «Для служебного пользования» и секретных документов.
Документы, передаваемые по факсимильной связи, должны быть зарегистрированы по месту издания данного вида документа.
Для передачи факсограмм в несколько организаций составляется список рассылки, в котором указываются наименование организации, номер факса.
После передачи факсограммы подлинник письма, по мере необходимости, направляется адресату почтовой связью.
Факсограммы, адресованные должностным лицам Администрации, регистрируются секретарем-референтом. Поступившим подлинникам писем, полученных по факсимильной связи, присваивается регистрационный номер факсограммы, и они передаются исполнителю с пометкой «Подлинник письма, полученного по факсу».
Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.
Подготовленный для передачи подлинник факсограммы визируется исполнителем и подписывается руководителем.
Поступившие факсограммы учитываются в журнале входящих факсограмм секретарем-референтом. Факсограммы, поступившие до 16.30, передаются адресату в тот же день, после 16.30 на следующий рабочий день, срочные – немедленно.
Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.
Персональная ответственность за правильность передачи (приема) факсограмм возлагается на секретаря-референта.
4.9. Порядок приема, обработки и передачи документов по электронной почте
В Администрации прием электронных копий документов для отправки и отправка с официального электронного адреса povor@govvrn.ru осуществляется в течение рабочего дня.
С официального адреса электронной почты Администрации служебные письма направляются за подписью должностных лиц Администрации.
Секретарь-референт обеспечивает ежедневное получение и передачу документов по электронной почте.
Ответственность за ненадлежащую подготовку информации к передаче по электронной почте несет исполнитель, за передачу – секретарь-референт.
Передаваемые с помощью электронной почты документы должны иметь подлинник документа на бумажном носителе либо его электронную копию, подписанную электронной подписью.
Исполнитель оформляет документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению служебных документов, и представляет электронную копию документа секретарю-референту.
Электронные копии справочно-информационных материалов, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом.
Секретарь-референт отправляет документ адресату, указывает дату и время отправки в журнале учета электронной почты.
Переданная электронная копия документа в течение месяца хранится на жестком диске компьютера.
При получении электронного сообщения на официальный адрес электронной почты Администрации секретарь-референт:
- регистрирует сообщение в журнале регистрации электронной почты;
- передает сообщение на рассмотрение должностным лицам;
- передает уведомление отправителю о получении документа.
В случае невозможности распечатывания документа уведомляет об этом отправителя.
Полученная электронная копия документа в течение месяца хранится на жестком диске компьютера.
5. Особенности работы с электронными документами
5.1. В Администрации района могут использоваться:
– электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и подписанные электронной подписью;
– электронные графические образы документов в формате PDF, TIF и т. п., полученные путем сканирования документов, подписанных уполномоченным должностным лицом на бумажном носителе;
– электронные образы документов в текстовом формате RTF, DOC, DOCX и др.
При регистрации документа в АС ДОУ формируются электронная регистрационная карточка – регистрационная карточка документа с определенным набором полей, содержащая электронный образ этого документа либо сам электронный документ. Регистрационная карточка может быть дополнительно подписана электронной подписью средствами АС ДОУ.
5.2. В Администрации района при организации внутренней деятельности в форме электронных документов осуществляется создание, хранение, использование:
– плановых, отчетных документов, информация которых подвергается обобщению;
– информационных документов;
– справочных документов;
– внутренней переписки;
– документов, поступивших через систему межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти (МЭДО).
5.3. Прием и отправка электронных документов из других органов власти и организаций в Администрации района осуществляются секретарем.
5.4. При подготовке и отправке документов участнику МЭДО не допускается присоединение к электронной карточке вложений, не адресованных этому участнику.
Примечание: вложениями к электронной карточке могут быть только электронные графические образы либо электронные документы.
5.5. Документы, создаваемые в Администрации района и поступающие в Администрацию района на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после создания электронных регистрационных карточек с прикреплёнными электронными образами документов. Прикрепление электронного образа документа к регистрационной карточке возможно после его верификации (подтверждения соответствия электронного образа
документа подлиннику документа).
5.6. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.
Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
Для подтверждения подлинности электронных документов в правительстве области используются механизмы электронной
подписи.
5.7. Единицей учета электронного документооборота является электронная регистрационная карточка документа, зарегистрированная в АС ДОУ. Документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
Регистрационные карточки документов систематизируются в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел Администрации района.
Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.
Место хранения электронных регистрационных карточек документов, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются департаментом связи и массовых коммуникаций Воронежской области с учетом функционирующих программно-технических средств и действующим законодательством.
6. Организация документооборота и исполнения
документов по обращениям граждан
6.1. Регистрация и рассмотрение обращений граждан
6.1.1. Делопроизводство по обращениям граждан ведется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и настоящей Инструкцией.
6.1.2. Поступившие в Администрацию письменные обращения граждан регистрируются в течение трех дней с момента поступления в Администрацию.
При приеме и первичной обработке письменных обращений секретарь-референт сверяет указанные в письме и на конверте фамилию, имя, отчество, адрес автора, проверяет наличие указанных вложений.
Конверты к обращениям сохраняются в тех случаях, когда только по конвертам можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения.
Регистрация письменных обращений граждан, поступивших на бумажном носителе, а также в форме электронного документа, производится с прикреплением отсканированного электронного образа обращения в регистрационной карточке обращения.
По содержанию обращения глава Администрации определяет ответственного исполнителя, при необходимости – соисполнителей в соответствии с установленным в Администрации распределением обязанностей.
Обращениям присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.
В правом нижнем углу первого листа обращения проставляется регистрационный штамп с указанием номера и даты регистрации.
6.1.3. Зарегистрированные обращения ответственные исполнители получают под роспись.
6.1.4. Сроки рассмотрения обращений в структурных подразделениях правительства области исчисляются с даты регистрации обращения в журнале регистрации.
Обращения граждан, поступившие в Администрацию, рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.
В случае поступления обращений в день, предшествующий праздничным или выходным дням, их регистрация производится в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.
Срок рассмотрения исчисляется в календарных днях. Если окончание срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, то днем окончания этого срока считается предшествующий ему рабочий день.
В тексте поручения могут быть указания «срочно» или «оперативно», которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный сроки исполнения поручения, считая от даты его подписания.
Срок рассмотрения обращения может быть продлен не более чем на 30 дней в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», о чем гражданин уведомляется должностным лицом, принявшим такое решение.
6.1.5. Ответственность за объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений граждан возлагается на должностное лицо структурного подразделения Администрации обеспечивающего решение вопросов, затронутых в обращении.
6.1.6. В случае если обращение направлено не по принадлежности, исполнитель в течение 2 дней с даты получения обращения возвращает его секретарю-референту.
Возврат или передача письменного обращения оформляется сопроводительным письмом руководителя структурного подразделения.
6.2. Личный прием граждан
6.2.1. Личный прием граждан осуществляется главой администрации, заместителем главы администрации.
График личного приема граждан составляется ежеквартально организационным отделом. График личного приема размещается на информационном стенде в приемной граждан и публикуется на официальном сайте Администрации Поворинского муниципального района в сети Интернет (http://www.povoradm.ru/).
6.2.2. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
6.2.3. Организацию приема и запись на прием осуществляет секретарь-референт, на основании утвержденного графика личного приема граждан с учетом содержания обращения гражданина и подведомственности разрешения поставленных в нем вопросов.
6.2.4. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема граждан (приложение №16).
Регистрационный номер обращения проставляется в правом нижнем углу первой страницы документа, который состоит из порядкового номера поступившего письма и буквы А.
Например: 125-А.
Все материалы, которые заявитель считает необходимым приобщить к обращению, прилагаются к карточкам личного приема граждан. Если обращение повторное, подбирается предыдущая переписка и передается должностному лицу за неделю до дня приема.
6.2.5. Если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение, с согласия гражданина, может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина.
6.2.6. Письменные обращения и вопросы граждан, с которыми они обратились во время записи на прием к должностным лицам Администрации, передаются секретарю-референту для подготовки к личному приему граждан.
6.2.7. По итогам личного приема гражданину направляется ответ о принятых мерах по его письменному обращению. Ответ подписывается руководителем, проводившим личный прием, либо уполномоченным должностным лицом.
6.3. Работа с отдельными видами обращений
6.3.1. Обращения, направленные органами государственной власти Российской Федерации, депутатами представительного органа муниципального образования, к которым приложены обращения граждан, рассматриваются в первоочередном порядке.
6.3.2. В случае если поставленные в обращениях граждан вопросы не входят в компетенцию Администрации, такие обращения в течение семи дней со дня регистрации направляются в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в обращении, с уведомлением об этом заявителя.
6.3.3. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
6.3.4. Ответы не даются и не подлежат направлению для дальнейшего рассмотрения на обращения:
а) из которых не представляется возможным понять смысл обращения;
б) в которых не содержится информация о фамилии и (или) почтовом адресе автора обращения (за исключением случаев, когда в обращении содержится информация о подготавливаемом или совершенном противоправном деянии);
в) в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью или имуществу должностного лица, членов его семьи, а также в отношении лица, уполномоченного рассматривать обращения граждан;
г) на которые не может быть дан ответ без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
В случаях, указанных в подпунктах «а», «г» настоящего пункта, при наличии возможности (когда известны фамилия и почтовый адрес автора обращения) гражданин письменно уведомляется об основаниях принятого решения. При наличии оснований, указанных в подпункте «в» настоящего пункта, гражданин письменно предупреждается о недопустимости злоупотребления правом.
6.3.5. Должностные лица Администрации могут признать очередное обращение гражданина безосновательным и принять решение о прекращении с ним переписки. Переписка с гражданином прекращается при наличии следующих условий:
- если в обращении гражданина содержится вопрос, на который многократно давались письменные ответы по существу, в связи с ранее направляемыми обращениями, и не приводятся новые доводы или обстоятельства,
- ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу.
Такое же решение может быть принято и в связи с поступившей официальной информацией о признании в установленном законодательством Российской Федерации порядке автора повторных письменных обращений недееспособным.
О принятом решении по прекращению переписки автор обращения уведомляется в письменном виде.
6.4. Работа с обращениями, поставленными на контроль
6.4.1. Должностными лицами Администрации осуществляется контроль за рассмотрением обращений граждан:
- поступивших из органов государственной власти Российской Федерации, депутатов представительного органа муниципального образования;
- поставленных на контроль губернатором Воронежской области.
6.4.2. Решение о снятии обращения с контроля принимает должностное лицо Администрации.
Обращение считается рассмотренным, если приняты необходимые меры и гражданину дан исчерпывающий письменный ответ на все поставленные в обращении вопросы.
В этом случае должностное лицо Администрации, давшее поручение по рассмотрению обращения и поставившее его на контроль, снимает обращение с контроля, списывая в дело ответы, полученные от исполнителей, либо подписывая проект ответа, подготовленного исполнителем.
6.4.3. Ответы на предложения, заявления, жалобы, запросы граждан дают должностные лица Администрации или лица на то уполномоченные.
Если в обращении несколько равнозначных вопросов ответственный исполнитель определяется по мере постановки вопросов в заявлении, соисполнителям направляются копии обращений.
Глава администрации определяет ответственного исполнителя в структурном подразделении, которому поручается контроль за сроками исполнения и подготовка обобщенной информации заявителю.
Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения обращения (с даты регистрации в журнале входящей корреспонденции) обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа заявителю.
В проекте ответа обобщается информация, полученная от всех соисполнителей по конкретному обращению, и передается на подпись главе администрации.
На последней странице письма, в нижнем левом углу, допускается указывать фамилии и номера служебных телефонов соисполнителей, участвовавших в подготовке обобщенной информации по обращению в части касающейся.
Гражданину на его обращение направляется один ответ независимо от количества вопросов, изложенных в нем.
Ответственность за своевременное, всестороннее и объективное рассмотрение обращений в равной степени несут все исполнители.
При необходимости продления срока рассмотрения конкретного вопроса, содержащегося в обращении, структурное подразделение Администрации, которому поручено рассмотрение данного вопроса:
- согласовывает продление с главой администрации, либо с заместителем главы администрации, курирующим данный блок,
- информирует ответственного исполнителя о продлении срока,
- письменно уведомляет заявителя.
Ответственный исполнитель готовит обобщенный ответ заявителю по всем вопросам, поставленным в обращении, а по вопросу, срок рассмотрения которого продлен, уведомляет заявителя о продлении срока рассмотрения конкретного вопроса.
По запросу из вышестоящих органов о представлении обобщенной информации по обращению, в котором содержится несколько вопросов, соисполнители направляют ответственному исполнителю всю необходимую информацию в части касающейся.
Ответ по запросу из вышестоящих органов готовится на бланке письма Администрации и подписывается главой администрации, заместителем главы администрации.
В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из заявителей дан ответ.
В случае необходимости продления исполнения поручения по запросу из вышестоящих органов ответственный исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ним продление срока рассмотрения обращения.
6.5. Организация работы архива обращений граждан
6.5.1. Рассмотренные контрольные обращения и приложенные к ним документы, списанные в дело должностными лицами Администрации, хранятся в секторе организационной и кадровой работы.
7.Формирование и использование документационного фонда Администрации
Формирование документационного фонда Администрации осуществляется руководителями структурных подразделений в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526 (далее - Правилами) путем:
- составления номенклатур дел,
- проведения экспертизы научной и практической ценности документов,
- формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности,
- учета и передачи дел на архивное хранение.
Администрация самостоятельно оформляет документы для передачи на государственное хранение.
7.1. Составление номенклатур дел
Правильная организация документов в делопроизводстве обеспечивается составлением номенклатуры дел и формированием документов в дела.
7.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в структурных подразделениях Администрации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.
7.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением и штатным расписанием Администрации, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 и зарегистрированным в Минюсте РФ от 08.09.2010 № 18380 (далее – Перечень).
7.1.3. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений Администрации, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений Администрации.
7.1.4. В Администрации составляются номенклатуры дел:
структурных подразделений Администрации,
сводная номенклатура дел Администрации.
7.1.5. Номенклатура дел структурного подразделения Администрации составляется руководителем структурного подразделения при участии специалистов подразделения, подписывается руководителем и представляется в организационный отдел для составления сводной номенклатуры дел Администрации. Ответственность за составление номенклатуры дел в структурных подразделениях Администрации возлагается на их руководителей.
Вновь образованное структурное подразделение Администрации обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить на согласование в организационный отдел.
7.1.6. Сводная номенклатура дел Администрации составляется специалистами организационного отдела на основе номенклатур дел структурных подразделений Администрации.
Сводная номенклатура дел Администрации:
-подписывается начальником организационного отдела,
-согласовывается постоянно действующей экспертной комиссией по экспертизе ценности документов Администрации (далее - ЭК администрации),
-согласовывается экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) управления делами Воронежской области,
- утверждается главой администрации,
- вводится в действие с 01 января следующего года.
Выписки из согласованной сводной номенклатуры дел Администрации с сопроводительным письмом направляются в структурные подразделения Администрации.
Сводная номенклатура дел Администрации составляется на 5 лет, в случае коренных изменений функций и структуры Администрации готовится новая номенклатура дел.
7.1.7. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.
В сводной номенклатуре дел Администрации индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения Администрации, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения Администрации. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: 01-10, где:
01 - обозначение структурного подразделения Администрации,
10 - порядковый номер заголовка дела.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.
Заголовок дела отражает основное содержание и состав документов дела.
Заголовки дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел систематизируются по степени важности документов:
нормативные правовые акты,
документы о деятельности коллегиальных органов,
положения и должностные регламенты,
плановые и отчетные документы,
переписка,
учетные документы (ст. 259-261 Перечня).
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок.
Например: «разные материалы», «общая переписка».
В заголовках дел, содержащих нормативную правовую, организационно-распорядительную деятельность, указывается вид документа и автор.
Например:
«Постановления администрации Поворинского муниципального района за 2014 год», «Распоряжения администрации Поворинского муниципального района по основной деятельности за 2013 год».
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.
Например:
«Документы (планы, отчеты, информация) о проведении семинаров по охране труда».
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.
Например:
«Переписка с прокуратурой Воронежской области по вопросам правовой деятельности».
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
«Переписка с архивными учреждениями по вопросам сохранности документов».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
«Годовой бухгалтерский отчет за 2013 год».
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню с указанием сроков хранения и годом издания Перечня.
Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения, установленным для аналогичных документов на бумажном носителе.
В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например: переходящее с 2008 г.), об ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое структурное подразделение.
К документам, использование которых осуществляется в электронной форме, делается отметка «ЭД».
Если в течение года возникают новые документированные участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. В каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.
Форма номенклатуры дел структурного подразделения Администрации (приложение №17), форма сводной номенклатуры дел Администрации (приложение №18).
7.2. Формирование и оформление дел
7.2.1. Законченные делопроизводством документы формируются в дела.
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
В структурных подразделениях Администрации дела формируются руководителем структурного подразделения.
7.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
- помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела копии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, дублетные экземпляры, черновики. По объему дело не должно превышать 250 листов, при наличии нескольких томов дела (частей), номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «Том 1», «Том 2» и т.д.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Положения, инструкции, утвержденные нормативными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными актами, если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Распоряжения по личному составу регистрируются и формируются в дела отдельно от распоряжений по основной деятельности с учетом сроков их хранения:
распоряжения о назначении, освобождении от должности, перемещении, награждении (срок хранения - 75 лет, ст. 19б Перечня) формируются отдельно от распоряжений о предоставлении основных, учебных отпусков, взысканиях, командировках (срок хранения - 5 лет, ст. 19б Перечня).
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, программы и другие документы группируются отдельно от их проектов.
Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
7.2.3. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (распоряжения, приказы о приеме, увольнении, перемещении), лицевые счета по заработной плате, личные дела уволенных. Полное оформление дел предусматривает: нумерацию листов в деле, составление листа - заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела, внесение уточнений в реквизиты обложки дела.
Обложка дела постоянного хранения оформляется по установленной форме (приложение №19).
При изменении наименования структурного подразделения Администрации в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение на обложке дела указывается новое наименование этого структурного подразделения или организации – правопреемника, дата распорядительного документа о переименовании. Прежнее наименование структурного подразделения заключается в скобки.
Индекс дела и заголовок дела переносятся из номенклатуры дел на обложку, в необходимых случаях - в заголовок вносятся уточнения (номера распоряжений, протоколов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома вносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома.
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не указывается.
Дата (число и год) на обложке дела указывается арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами. Даты дела не указываются на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражены в заголовках дел.
Надписи на обложке дела следует выполнять четко, светоустойчивыми чернилами.
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются.
В целях обеспечения сохранности и порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа - заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись и оформляется в деле на отдельном листе. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, должность и подпись ее составителя с расшифровкой подписи, дата составления.
7.2.4. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях Администрации осуществляется организационным отделом.
7.3. Организация оперативного хранения документов
7.3.1. С момента заведения и до передачи на архивное хранение или уничтожение дела хранятся по месту их создания.
Руководители структурных подразделений Администрации обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела временного хранения (до 10 лет) остаются в структурных подразделениях Администрации для использования в работе. По истечении срока хранения дел руководителями структурных подразделений составляется акт о выделении к уничтожению дел. Акт представляется на согласование с ЭК администрации.
В структурных подразделениях Администрации завершенные делопроизводством дела постоянного, временного хранения хранятся в течение 2 лет. По истечении срока хранения дела сдаются по описям в организационный отдел.
7.4. Порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение
7.4.1. Хранение документов Администрации, относящихся к муниципальной собственности, осуществляется организационным отделом.
7.4.2.Подготовка дел к передаче на хранение в архив предусматривает работу, которая проводится в структурных подразделениях Администрации и включает в себя следующие этапы:
- проведение экспертизы ценности документов;
- полное оформление дел;
- составление описи дел;
- составление актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.
Сектор кадровой и архивной работы оказывает методическую помощь структурным подразделениям Администрации в проведении вышеуказанных работ.
7.4.3. Структурные подразделения Администрации передают полностью оформленные дела постоянного хранения в организационный отдел по описям.
При этом на обоих экземплярах описи указываются цифрами и прописью количество принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи руководителя структурного подразделения Администрации и специалиста принявшего дела на хранение.
7.5. Экспертиза ценности документов
7.5.1. Экспертиза ценности документов – изучение документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Экспертиза ценности документов проводится на основании Перечня, с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел.
Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.
7.5.2. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.
7.5.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации создана – ЭК администрации.
Предварительная экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Администрации с целью отбора дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения.
Методическую помощь в проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Администрации оказывают специалисты сектора кадровой и архивной работы.
Решение по результатам экспертизы ценности документов принимается ЭК Администрации, оформляется протоколом.
7.6. Составление и оформление описей дел
7.6.1. На завершенные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются описи.
Каждое структурное подразделение Администрации составляет описи на дела постоянного хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они были заведены. Описи дел структурных подразделений составляются на электронном и бумажном (в двух экземплярах) носителе по установленной форме и представляются в организационный отдел.
7.6.2. Организационным отделом на основе описей дел структурных подразделений Администрации составляются годовые разделы сводных описей дел Администрации по установленной форме.
7.6.3. Предисловие к описи включает сведения о структуре Администрации за период, который охватывают дела описи, краткую характеристику содержания и полноты документов, включенных в раздел описи; наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел в описи.
Предисловие к описи подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия к описи.
7.6.4. Составленные сводные описи дел постоянного хранения и по личному составу подписываются их составителем с указанием должности, представляются на согласование ЭК администрации, затем передаются на рассмотрение ЭПК управления делами Воронежской области.
7.6.5. Описи дел постоянного хранения и по личному составу утвержденные и согласованные ЭПК управления делами Воронежской области утверждаются руководителем аппарата администрации муниципального района или заместителем главы администрации в установленном законодательством порядке.
Специалистами организационного отдела отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении дел к уничтожению производится только после утверждения описей дел за соответствующие годы. Акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются и согласуются на заседании ЭК администрации.
Порядок оформления описей и акта о выделении дел к уничтожению приведены в приложениях № 20-23-а.
7.7.Историческая справка к архивному фонду Администрации
Историческая справка составляется при первой передаче документов Администрации в районный архив и состоит из информации об истории фонда Администрации
Первый раздел - история фондообразователя включает:
- данные о создании Администрации,
- хронологическую последовательность всех реорганизаций со ссылкой на нормативные правовые акты и распорядительные документы;
- состав структурных подразделений Администрации.
Второй раздел - история фонда включает:
- дату первого поступления документов фонда в архив;
- количество дел в фонде и крайние даты дел фонда;
- изменения в составе и объеме фонда и их причины;
- особенности формирования, описания и систематизации документов;
- степень сохранности документов.
Третий раздел включает:
- обобщенную характеристику фонда как по разновидностям документов, так и по их содержанию,
- сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;
- научно-справочный аппарат к фонду.
Справка подписывается составителем.
Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций правительства области.
Историческая справка представляется в районный архив вместе с каждой законченной описью.
7.8. Использование документов архива администрации муниципального района
7.8.1. Основными формами использования документов архива являются:
- исполнение социально-правовых запросов граждан (выдача архивных справок и архивных выписок по документам архива администрации);
- выдача заверенных архивных копий документов;
- исполнение тематических запросов.
Архивные справки, архивные выписки и архивные копии выдаются на основании письменного запроса организации или частного лица.
Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива администрации не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должно осуществляться в 5-дневный срок с момента регистрации обращения.
7.8.2. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии составляются на основании документов, хранящихся в архиве администрации муниципального района.
Архивная справка составляется по установленной форме на бланке письма Администрации с обозначением названия документа «Архивная справка». В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах. Изложение дается в хронологической последовательности событий.
После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления архивной справки (номер фонда, описей дел и листов дел).
Архивная справка подписывается главой администрации и заверяется печатью.
7.8.3. Архивные копии и выписки из документов.
Архивные копии и архивные выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику, выданных архивных копий и архивных выписок, заверяется подписью главы администрации и круглой печатью.
Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропусков отдельных слов ставится многоточие.
Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: «В тексте неразборчиво» или «Так в документе».
7.8.4. Архивные копии и архивные выписки изготавливаются на стандартном листе бумаги формата А4 (210х297мм.) и А5 (148х210мм.) с обозначением названия документа: «Архивная копия», «Архивная выписка».
После текста архивной выписки указываются архивные шифры документов, послуживших основанием для ее изготовления (номер фонда, описей дел и листов дел). Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью главы администрации и круглой печатью.
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов дел архивного документа.
Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены круглой печатью и подписью.
Архивные справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте или выдаются под расписку на руки, при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, доверенному лицу – при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.
7.8.5. Правоохранительными органами из архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В деле остаются заверенные копии изъятых документов и акт о причинах выдачи подлинников документов.
Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством РФ, подлежат возврату собственнику.
8. Порядок изготовления, использования, учета и хранения печатей и штампов
8.1. Порядок изготовления печатей и штампов
8.1.1. Порядок изготовления гербовых печатей регламентируется ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования».
Размещение заказов на изготовление гербовых печатей осуществляется только на предприятиях, имеющих сертификат соответствия.
Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количество принимает глава администрации.
8.1.2. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи должностных лиц Администрации определяется главой администрации.
8.1.3. Размещение заказов на изготовление печатей и штампов осуществляет организационный отдел на основании заявки.
8.5. Использование печатей и штампов
8.5.1. Гербовой печатью удостоверяются документы, отражающие информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (договоры, соглашения); права организации или отдельных лиц, финансовые документы. 8.5.2. Гербовую печать Администрации проставляют на документах, подписанных:
- главой администрации,
- заместителем главы администрации.
8.5.3. Гербовая печать Администрации ставится на копиях договоров, соглашений, доверенностей и иных актов Администрации, содержащих оригинальную печать, в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и иные органы.
8.5.4. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
На документах финансового характера оттиск печати проставляют на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения оттиска печати обозначается символом «м.п.» без наименования должности и подписи. Оттиск печати должен быть хорошо читаемым.
Перечень документов, на которых проставляется оттиск простых круглых печатей, в приложении №24.
8.5.5. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении документов применяются штампы: «вход. № администрация Поворинского муниципального района» и «Администрация Поворинского муниципального района».
8.5.6 На поздравительных адресах и открытках допускается использование штампа с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации
8.6. Учет и хранение гербовых печатей
Все изготовленные печати и штампы учитываются в специальном журнале учета выдачи печатей и штампов и выдаются организационным отделом под расписку сотрудникам структурных подразделений Администрации, отвечающим за их использование и сохранность (приложение №25).
Пришедшие в негодность и утратившие свое целевое назначение печати и штампы возвращаются в организационный отдел, где уничтожаются по акту комиссией по уничтожению печатей, штампов и оформляются протоколом.
Контроль использования печатей и штампов возлагается на руководителей подразделений.
Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность организационный отдел.
При оставлении должности сотрудник, которому были выданы печати или штампы, обязан сдать их в организационный отдел.
Печати и штампы хранятся в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или шкафах.
